Kompetensförsörjning och AI: guide för HR och kommuner

Av Johannes Sundlo, konsult inom AI och ledarskap, tidigare HR på Spotify. Uppdaterad 1 november 2026.

Kort svar

Kompetensförsörjning är arbetet med att se till att organisationen har den kompetens verksamheten behöver, i dag och om några år. Det omfattar att attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla kompetens. Strategisk kompetensförsörjning utgår från verksamhetens mål i stället för från nästa vakans. AI ändrar framför allt enskilda arbetsuppgifter, så analysen behöver börja i uppgifterna och inte i yrkestitlarna. Mitt förslag är fem steg: analysera uppgifterna, kartlägg kompetensen, välj väg för varje gap, gör en plan på en sida och följ upp varje halvår. Kommuner och regioner har stora pensionsavgångar fram till 2033. Omställningsstudiestödet och Omställningsfonden kan bidra till utbildning för helt nya uppgifter eller ett nytt yrke, men inte till att lära personalen ett nytt verktyg i det jobb de redan har.

Startpunkt Arbetsuppgifterna i tre till fem prioriterade roller.
Sex vägar Utveckla, flytta, rekrytera, låna, behålla eller automatisera.
Offentlig sektor Omställningsfondens nästa ansökningsperiod öppnar 1 januari 2027.

Vad är kompetensförsörjning?

Kompetensförsörjning handlar om att ha rätt kompetens på plats när verksamheten behöver den. I Arbetsgivarverkets strategi för statliga arbetsgivare handlar långsiktig kompetensförsörjning om att “attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla kompetens utifrån verksamhetens behov” (Arbetsgivarverket). Myndigheten nämner också ARUBA, en av modellerna för strategisk kompetensförsörjning, som bygger på samma fem led men med avsluta i stället för avveckla (Arbetsgivarverket). Kompetensutveckling är alltså ett av fem led.

Den blir strategisk när ni utgår från vart verksamheten ska om två till fem år och planerar därifrån, i stället för att lösa varje vakans när den uppstår. Jag tycker att en plan som bara listar utbildningar har hoppat över steget före. Börja med vilket arbete som ska göras, och av vem.

Varför AI flyttar analysen till arbetsuppgifterna

En traditionell kompetensförsörjningsplan räknar i yrken och tjänster, till exempel hur många undersköterskor, handläggare och ekonomer som behövs om fem år. AI passar dåligt in i den räkningen, eftersom AI oftast ändrar delar av ett jobb och sällan hela yrket. ILO och polska forskningsinstitutet NASK bedömer att 25 procent av världens sysselsatta har yrken som kan påverkas av generativ AI, och 34 procent i höginkomstländer. Författarnas slutsats är att AI oftare förändrar jobb än tar bort dem, eftersom många uppgifter fortfarande kräver en människa även när de går fortare (ILO).

Arbetsgivarna i World Economic Forums enkät räknar med att 39 procent av arbetstagarnas nuvarande kompetens förändras eller blir inaktuell mellan 2025 och 2030. De räknar också med att de flesta som behöver utbildning kan få den i sin nuvarande roll eller i en annan roll i samma organisation, vilket motsvarar vägarna utveckla och flytta längre ner (WEF, Future of Jobs Report 2025).

Analysen behöver därför gå ett steg ner, från rollen till uppgifterna. Ta då också med den kompetens som måste finnas kvar även när AI gör en stor del av arbetet. DIGG och IMY skriver i sina riktlinjer för generativ AI att medarbetare riskerar att förlora tidigare kompetens när arbetsuppgifterna förändras, och att ni kan behöva planera för att den finns kvar när människor ska kunna kontrollera det AI gör (DIGG). Den som ska granska ett AI-utkast behöver kunna göra bedömningen själv.

Strategisk kompetensförsörjning med AI i fem steg

Modellen är mitt eget förslag. Den gör analysen på uppgiftsnivå och tar med AI som ett av alternativen när ett gap ska stängas.

Analysera uppgifterna i de roller som betyder mest. Välj tre till fem roller där ni har brist, stora pensionsavgångar eller mycket text och administration. Lista de tio vanligaste uppgifterna per roll, uppskatta hur stor del av arbetstiden var och en tar och märk varje uppgift med ett av tre alternativ: AI kan göra mycket av den, AI kan hjälpa till eller människan gör den. Låt de som har jobbet göra listan tillsammans med chefen, eftersom en befattningsbeskrivning sällan visar hur tiden går. Summera sedan arbetstiden i uppgifter där AI kan göra mycket och dra av tiden för granskning. Då får ni en första bild av om AI kan minska rekryteringsbehovet i rollen eller främst frigör tid till annat.
Kartlägg kompetensen ni har och den ni behöver. Skriv fem till tio kompetenser per roll i stället för en katalog för hela organisationen. Ta med AI-kunnighet som en grund för alla, eftersom AI-förordningen kräver att den som använder AI-system vidtar åtgärder för att främja den hos personalen. Ska ni använda AI för att kartlägga eller bedöma medarbetarna, kontrollera först hur verktyget klassas. AI som används vid rekrytering, i beslut om befordran eller uppsägning, för att fördela uppgifter utifrån personliga egenskaper eller beteende eller för att övervaka och bedöma prestationer räknas normalt som högrisk enligt bilaga III i AI-förordningen, med krav från 2 december 2027.
Välj väg för varje gap. Utveckla, flytta, rekrytera, låna, behålla eller automatisera. Tabellen nedan visar när varje väg passar.
Gör en plan på en sida per roll eller område. Vad som ska göras, av vem, när och hur ni ser att det fungerar. Mallen längre ner går att kopiera rakt av.
Följ upp varje halvår. AI-verktygen förändras snabbare än en treårig plan. Gör om uppgiftsanalysen för de prioriterade rollerna och justera planen.

Ett första utkast till uppgiftslistan i steg ett kan ni låta AI ta fram. Klistra in en befattningsbeskrivning utan namn och personuppgifter, i ett verktyg som är godkänt hos er, och låt sedan de som har jobbet rätta listan.

Här är en befattningsbeskrivning för [roll]. Lista de tio uppgifter som troligen tar mest arbetstid och uppskatta andelen av arbetstiden för varje. Märk varje uppgift med "AI kan göra mycket", "AI kan hjälpa till" eller "människan gör den", och motivera kort. Skriv till sist vilken kunskap medarbetaren behöver ha kvar för att kunna granska det AI gör. Svara i en tabell.

Sex vägar att stänga ett gap

Väg	Passar när	Tänk på
Utveckla	Uppgiften finns kvar men görs på ett nytt sätt, och medarbetaren har grunden	Utbilda på riktiga arbetsuppgifter och ge tid att öva efteråt. En kurs utan övningstid ger lite.
Flytta	AI tar en stor del av en roll samtidigt som en annan roll har brist	Kräver ofta längre utbildning. Här kan omställningsstudiestödet och omställningsorganisationerna hjälpa.
Rekrytera	Kompetensen saknas helt och behövs under lång tid	Skriv kravprofilen utifrån uppgifterna om två år.
Låna	Behovet är tillfälligt eller för smalt för en egen tjänst	Konsulter, inhyrning eller samverkan med andra kommuner eller bolag. Bestäm hur kunskapen stannar kvar hos er.
Behålla och föra över	Kompetensen är kritisk och den som har den går snart i pension eller kan sluta	Låt erfarna medarbetare dokumentera rutiner och bedömningar innan de slutar. Samma dokument kan bli underlaget för ett AI-stöd, som Lidingö stads AI-mentor för hemtjänsten längre ner.
Automatisera	Uppgiften är regelstyrd, återkommer ofta och fel går att upptäcka	Någon måste fortfarande äga resultatet och kunna granska det. Räkna in tiden för granskning i kalkylen.

Hälften av arbetsgivarna i World Economic Forums enkät planerar att flytta medarbetare från roller som krymper till roller som växer (WEF). Jag tror att den vägen underskattas. Den tar längre tid än en rekrytering, men ni behåller kunskapen om verksamheten, som en nyanställd saknar. Jag tror också att rekryteringen blir svårare igen när sysselsättningen växer, vilket jag skriver om i trenden om arbetsmarknaden 2027. Hur en utbildning på egna arbetsuppgifter kan se ut beskriver jag i AI-utbildning för företag. Medarbetare som vill börja på egen hand kan gå humAIn Academys kostnadsfria digitala pass på 90 minuter via gratisaiutbildning.se.

Exempel: uppgiftsanalys för fem roller

Exemplen visar hur en analys kan se ut. De är inte mätningar. Hur mycket AI kan göra hos er beror på vilka verktyg ni har godkänt, vilken data som får användas och hur arbetet är organiserat. Kolumnen Kompetens att behålla visar vad som måste finnas kvar för att någon hos er ska upptäcka när AI har fel. Uppgifter som människan gör helt själv är inte med i tabellen.

Roll	AI kan göra mycket av	AI kan hjälpa till med	Kompetens som behövs mer	Kompetens att behålla
HR-generalist	Första utkast till annonser, rutiner och svar på vanliga frågor	Sammanfatta fritextsvar i medarbetarundersökningar, förbereda chefsstöd	Granska AI-utkast, arbeta med data och processer	Arbetsrätt, kollektivavtal och bedömningen i enskilda ärenden
Handläggare i kommunen	Sammanfatta långa underlag och ta fram förslag till standardtexter	Söka i regelverk och interna rutiner	Kritisk granskning och att dokumentera hur AI har använts	Myndighetsutövning och bedömningen i det enskilda fallet
Undersköterska i hemtjänsten	Lite. Arbetet sker hos brukaren.	Svar på frågor om rutiner, särskilt för nyanställda och vikarier	Att ifrågasätta svar som verkar fel	Omvårdnaden och mötet med brukaren
Kommunikatör	Första utkast, språkgranskning och versioner för olika kanaler	Omvärldsbevakning och analys av kanaler	Redaktionell bedömning och källkritik	Kunskap om verksamheten och målgrupperna
Ekonom eller controller	Sammanställningar och första förklaringar till avvikelser	Prognoser och modeller i Excel	Ställa rätt frågor till data och förklara resultatet för chefer	Förståelsen för verksamheten bakom siffrorna

Mall: kompetensförsörjningsplan på en sida

Kopiera tabellen till ett dokument och gör en per roll eller område. Exemplen i kolumnen Exempel är påhittade.

Fält	Vad ni skriver	Exempel
Roll eller område	Den roll eller grupp planen gäller	Ekonomiassistenter, fyra personer
Avgångar och rekryteringsbehov	Hur många i rollen som går i pension eller väntas sluta inom fem år, enligt er egen personalprognos	En går i pension 2028
Uppgifter som ändras	Uppgifter där AI kan göra mycket eller hjälpa till, från steg ett, med ungefärlig andel av arbetstiden	Avstämningar och sammanställningar till månadsrapporten, ungefär en tredjedel av tiden
Uppgifter som växer	Det som får mer tid eller blir viktigare	Analys och stöd till chefer i budgetarbetet
Kompetens som behövs	Fem till tio kompetenser	Granska AI-underlag, Copilot i Excel, förklara siffror muntligt
Kompetens att behålla	Det som måste fungera även utan AI	Redovisningsregler och att upptäcka fel i underlag
Gap i dag	Hur många som har kompetensen nu, och hur många som behöver ha den om två år	En av fyra kan granska ett AI-underlag och hitta felen, alla fyra behöver kunna det om två år
Väg	Utveckla, flytta, rekrytera, låna, behålla eller automatisera	Utveckla alla fyra, låt den som går i pension dokumentera bokslutsrutinerna, låna en controller under bokslutet
Insats, ansvarig och datum	Vad som görs, av vem och när	Tre pass om två timmar på egna uppgifter, ekonomichefen, klart i mars
Så ser ni att det fungerar	Ett eller två mått	Antal dagar till färdig månadsrapport och tid till analys
Fack och skyddsombud	Hur de är med och när	Information på arbetsplatsträff, samverkan före beslut

Jag skulle låta chefen för verksamheten äga planen, medan HR håller i processen och samlar planerna till en helhet.

Var ska juniora medarbetare lära sig yrket?

Många juniora roller består av sådant som AI är bra på, som att sammanställa, skriva första utkast och ta fram underlag. Försvinner de uppgifterna försvinner också platsen där nästa generation specialister lär sig jobbet. I min genomgång av platsannonser från Arbetsförmedlingen minskade annonser med juniorprofil med 66,2 procent mellan 2022 och 2025 i yrken där generativ AI kan påverka många uppgifter, som IT, ekonomi, juridik, HR och kommunikation. I jämförelseyrkena var minskningen 36,0 procent (Vad händer med de juniora jobben). Alla annonser i urvalet minskade samtidigt med 40,5 procent, och siffrorna visar annonser och inte hur många som anställs. Konjunktur, räntor och techcykeln kan förklara mycket av fallet. Mer om vilka jobb som påverkas finns i framtidens jobb och AI.

Jag tycker ändå att varje kompetensförsörjningsplan ska svara på var era framtida seniora medarbetare ska lära sig yrket. Tre saker går att göra redan nu:

Låt juniora medarbetare göra en del uppgifter själva först, även när AI kan göra dem, och jämför sedan med AI:s version.
Låt dem granska AI-utkast tillsammans med en senior kollega, så att de lär sig bedömningen bakom resultatet.
Räkna instegs-, trainee- och praktikplatser i planen, så att ni ser om de blir färre.

AI i offentlig sektor: det här gäller kommuner och regioner

Enligt SKR är kompetensförsörjningen en av de största utmaningarna för kommuner och regioner det kommande decenniet (SKR). SKR:s personalprognos beräknar att omkring en fjärdedel av kommunernas anställda, cirka 260 200 personer, går i pension mellan 2023 och 2033. Äldreomsorgen behöver rekrytera nästan 123 000 personer under samma period, och i sex av tio kommuner minskar antalet invånare i arbetsför ålder. SKR skriver att det är omöjligt att klara kompetensförsörjningen genom att bara rekrytera fler (SKR).

Två av SKR:s nio strategier för kompetensförsörjningen heter “Använd kompetensen rätt” och “Utnyttja teknikens möjligheter” (SKR). AI hör hemma i båda. Uppgiftsanalysen visar vilka uppgifter som tar tid från det bara personalen kan göra, och tekniken kan ta en del av dem. Ett exempel som SKR lyfter är Lidingö stads AI-mentor för hemtjänsten, som ska hjälpa nyanställda och vikarier att komma in i arbetsrutinerna. Enligt SKR hålls den strängt begränsad till kommunens egna rutindokument, hänvisar till källan i varje svar och skulle bli ett ordinarie arbetsverktyg hösten 2024. SKR skriver också att medarbetarna behöver tillräcklig kunskap för att ifrågasätta svar som verkar fel (SKR).

Bland de svarande i AI & HR Barometern 2026 från humAIn Academy ligger offentlig sektor något efter i HR:s egen användning. Av de svarande i offentlig sektor beskriver 70 procent organisationens AI-användning inom HR som individuella tester eller pilotprojekt, mot 56 procent i privat sektor. People analytics och workforce planning nämns av 16 procent i offentlig sektor och 25 procent i privat. Underlaget är 329 HR-personer i Sverige som själva valde att svara, insamlat 8 juni till 24 september 2026, varav 124 i offentlig sektor och 179 i privat. De är troligen mer AI-intresserade än HR i stort.

DIGG och IMY har skrivit riktlinjer för generativ AI i offentlig förvaltning. De påminner om att arbetsgivaren ska göra en risk- och konsekvensanalys utifrån arbetsmiljölagen, och att förändringen kan kräva information till eller samråd med medarbetarna, deras fackliga organisationer och skyddsombuden (DIGG). Jag tycker också att utbildningen ska nå alla medarbetare, även de som inte söker sig till AI själva. Hos Mediemyndigheten höll jag och mina kollegor på humAIn Academy tre pass på två timmar för fem grupper, cirka 80 medarbetare, indelade efter avdelning så att kollegorna kunde fortsätta arbeta ihop efteråt. Cheferna fick två egna träffar.

Stöd för omställning: vad som går och inte går

Stöden skiljer sig mellan offentlig och privat sektor. Inget av dem är tänkt för att lära personalen ett nytt verktyg i det jobb de redan har. Den utbildningen är arbetsgivarens ansvar. Så ser de vanligaste stöden ut i november 2026.

Stöd	För vem	Kan användas till	Begränsning
Omställningsstudiestöd, CSN	Den som är 27 till 63 år och har arbetat minst 8 av de senaste 14 åren och 12 av de senaste 24 månaderna. Medarbetaren söker själv.	Utbildning som ger rätt till studiemedel, till exempel på högskola, yrkeshögskola, Komvux eller folkhögskola, eller som en omställningsorganisation finansierar. Den ska stärka personens ställning på arbetsmarknaden. Upp till 44 veckor på heltid eller längre på deltid. Bidraget är 80 procent av inkomsten, högst 5 773 kronor i veckan 2026.	Inte utbildning som arbetsgivaren borde ge för de nuvarande arbetsuppgifterna, eller som bara möter en arbetsgivares behov. Från året man fyller 62 ges bidrag i högst 10 veckor.
Förebyggande insatser, Omställningsfonden	Kommuner, regioner och kommunala företag inom Sobona som omfattas av avtalet KOM-KR. Arbetsgivaren söker.	Utbildning för helt nya arbetsuppgifter i befintlig befattning, nya behörigheter eller ett annat yrke. Ansökan ska ha föregåtts av samverkan eller MBL-förhandling som är protokollförd.	Inte inlärning av nya verktyg, till exempel digitala verktyg, eller nya arbetssätt inom den befintliga anställningen. Inte deltagarnas lön.
TRR	Tjänstemän hos privata arbetsgivare som är anslutna via kollektivavtal	Kompletterande studiestöd som tillsammans med CSN kan ge upp till 80 procent av lönen, och karriärvägledning	Ekonomiskt stöd för studier kräver att medarbetaren omfattas av ett huvudavtal
Trygghetsfonden TSL	Arbetare inom LO:s och Svenskt Näringslivs avtalsområde som har en anställning	Kompetensstöd med karriär- och studievägledning, och i vissa fall ekonomiskt studiestöd	Kräver att man har arbetat 12 av de senaste 24 månaderna och är under 65 år. Ekonomiskt studiestöd kräver dessutom minst 27 år och 8 års arbete av de senaste 14.

Gränsen går mellan verktyget och uppgiften. Att lära sig Copilot i det jobb man redan har räknas som vanlig kompetensutveckling. Får en medarbetare helt nya arbetsuppgifter i sin befattning, till exempel när en ekonomiassistent går från avstämningar till analys och stöd till chefer, kan det enligt Omställningsfondens kriterier räknas som en förebyggande insats (Omställningsfonden). Det är fonden som prövar varje ansökan.

Arbetsgivaren kan informera om omställningsstudiestödet och bevilja tjänstledighet för studier (SKR). Omställningsfondens ansökningsperiod för 2024 till 2026 är stängd, och nästa period öppnar 1 januari 2027. Fonden erbjuder också en kostnadsfri halvdagsworkshop för att ta fram underlag till en handlingsplan, och stöd i strategisk kompetensförsörjning (Omställningsfonden). Vilken omställningsorganisation som gäller hos er ser ni på hittaomstallningsorg.se.

Jag skulle lägga verktygsutbildningen i den egna budgeten och använda omställningsstöden för de medarbetare vars uppgifter AI tar en stor del av. Det är de som kan behöva byta roll eller få helt nya uppgifter, alltså vägen flytta. Omställningsfondens stöd söks av arbetsgivaren, medan medarbetaren själv söker omställningsstudiestödet.

Vad ska ni mäta?

I AI & HR Barometern 2026 svarar 70 procent av de 329 HR-personerna att organisationen inte mäter effekten av AI-användningen inom HR, och 5 procent att det finns definierade nyckeltal. Kompetensförsörjning har samma risk. Utan mått blir planen en lista över aktiviteter. Jag skulle börja med de här sex måtten:

Andelen prioriterade roller där uppgiftsanalysen är gjord eller uppdaterad det senaste halvåret.
Gapet per roll, alltså hur många som har kompetensen jämfört med hur många som behöver ha den om två år.
Andelen tjänster som tillsätts internt, särskilt i roller som växer.
Tiden till full produktivitet för nyanställda och vikarier.
Andelen medarbetare som använder AI i sina vanliga uppgifter varje vecka, och vad den frigjorda tiden används till.
Antalet instegsplatser, trainee- eller praktikplatser per år i roller där AI tar över juniora uppgifter.

Ställ måtten mot rekryteringsbehovet i er egen prognos. Det säger mer än antalet utbildningstimmar. Uppföljningen av själva AI-införandet finns i förändringsledning när ni inför AI. Var medarbetarna fastnar i förändringen kan ni bedöma med mallen för ADKAR-modellen. Vill HR börja med AI i sitt eget arbete, läs AI inom HR.

Vanliga frågor

Vad är kompetensförsörjning?

Kompetensförsörjning är arbetet med att se till att organisationen har den kompetens verksamheten behöver, i dag och framöver. Det omfattar att attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla kompetens utifrån verksamhetens behov.

Vad är strategisk kompetensförsörjning?

Det är kompetensförsörjning som utgår från verksamhetens mål och framtida behov, ofta två till fem år framåt, i stället för från nästa vakans. Den bygger på en analys av vilket arbete som ska göras, vilken kompetens som finns och hur gapen ska stängas.

Vad är skillnaden mellan kompetensförsörjning och kompetensutveckling?

Kompetensutveckling är en del av kompetensförsörjningen. Kompetensförsörjning omfattar också att attrahera, rekrytera, behålla och avveckla kompetens, och att flytta medarbetare mellan roller.

Vad ska en kompetensförsörjningsplan innehålla?

Den ska visa vilken roll eller vilket område den gäller, avgångar och rekryteringsbehov, uppgifter som ändras och växer, kompetens som behövs och som ska behållas, gapet i dag, vald väg, insats med ansvarig och datum, uppföljning och hur fack och skyddsombud är med. Mallen på den här sidan har ett fält för varje del.

Vad heter kompetensförsörjning på engelska?

Det finns ingen exakt motsvarighet. Strategic workforce planning ligger närmast den strategiska delen, och talent management används för delar av begreppet. Vidareutbildning i den egna rollen kallas ofta upskilling och utbildning för en ny roll reskilling.

Hur påverkar AI kompetensförsörjningen?

AI ändrar främst enskilda arbetsuppgifter, och enligt ILO förändras jobben oftare än de försvinner. Analysen behöver därför börja i uppgifterna. Planen behöver också svara på vilken kompetens som ska behållas och var juniora medarbetare ska lära sig yrket.

Kan medarbetare använda omställningsstudiestöd för att lära sig AI?

Bara om utbildningen ger rätt till studiemedel, till exempel på högskola, yrkeshögskola, Komvux eller folkhögskola, och stärker personens ställning på arbetsmarknaden. Personen ska också uppfylla CSN:s villkor om tidigare arbete. Enligt CSN ges inget stöd för utbildning som arbetsgivaren borde ge för de nuvarande arbetsuppgifterna, så en kurs i verktyget ni använder på jobbet är arbetsgivarens ansvar.

Betalar Omställningsfonden AI-utbildning i kommuner och regioner?

Inte för att lära sig ett nytt verktyg i den befintliga anställningen. Omställningsfondens förebyggande insatser kan däremot gälla utbildning för helt nya arbetsuppgifter i befintlig befattning eller ett annat yrke, efter samverkan eller MBL-förhandling. Nästa ansökningsperiod öppnar 1 januari 2027.

Källor

Vill ni bygga AI-kompetens i hela organisationen?

Jag tar fram och genomför program för AI-kompetens med ledningsgrupp, chefer och medarbetare, på plats eller digitalt, för kommuner, regioner och företag.

Jag vill prata om ett program