AI i rekrytering: praktisk guide för rekryterare

Talent teams should use AI in recruiting to draft and structure, never to decide or auto-reject. It helps most with job ads, interview guides, application summaries and interview scorecards. A job ad that took 60 to 90 minutes becomes 20 minutes of editing. Start with one high-frequency task and a one-page rule for candidate data.

Av Johannes Sundlo, rådgivare inom AI och framtidens arbetsliv. Jag hjälper chefer och HR-team att använda AI genom föreläsningar, workshops och förändringsprogram.

Recruiting is one of the fastest places to get value from AI, and one of the easiest to get wrong. Used well, it removes hours of repetitive work and sharpens your decisions. Used carelessly, it bakes in bias and costs you candidate trust. Below I go through where the line goes and how to stay on the right side of it.

Var kan AI hjälpa i rekryteringen?

• Skriva utkast: platsannonser med er tonalitet, kontaktmeddelanden och strukturerade intervjuguider utifrån kravprofilen.
• Stöd vid urval: sammanfatta långa ansökningar och jämföra information med era kriterier. Använd resultatet som underlag för en rekryterares bedömning.
• Administration: texter för mötesbokning, sammanfattningar av intervjuanteckningar och strukturerade bedömningsunderlag.
• Sökarbete: sammanfatta en marknad eller yrkesroll, formulera booleska sökningar och förbereda samtal.

När kan AI ställa till problem i rekryteringen?

• Automatiska avslag. Låt en människa fatta beslut om kandidater. Använd modellen för att ta fram och strukturera underlag.
• Dolda snedvridningar. AI kan förstärka mönster i historiska data. Utse ansvariga för besluten och granska om olika grupper bedöms olika.
• Generiska texter. Redigera platsannonsen så att den beskriver er verksamhet, era krav och ert sätt att kommunicera.
• Risker med kandidatuppgifter. Bestäm vilka personuppgifter som får användas i respektive verktyg och informera kandidaterna om AI-användningen.

Hur bör rekryterare använda AI?

Hur bör rekryterare använda AI? Använd AI för utkast och struktur. Låt rekryteraren fatta besluten. På mina workshops arbetar vi bland annat med platsannonser, intervjuguider, sammanfattningar av ansökningar mot tydliga kriterier och bedömningsunderlag från intervjuanteckningar. Börja med en återkommande uppgift och skapa en prompt med er tonalitet och era krav. Skriv ned regler för kandidatuppgifter och följ upp både tidsåtgång och kvalitet. Räkneexemplet nedan visar hur tio annonser i månaden kan ge ungefär en arbetsdag tillbaka om arbetet minskar från 60 till 20 minuter per annons. Kontrollera också vilka regler som gäller för verktyget och användningen, bland annat EU AI Act och New Yorks regler för vissa automatiserade urvalsverktyg.

Se även den kostnadsfria AI-kursen för HR och jämförelsen av AI-kurser för HR.

Hur börjar ni använda AI i rekryteringen?

1. Välj en återkommande uppgift, till exempel platsannonser eller intervjuguider, och skapa en återanvändbar prompt med er tonalitet och era kriterier.
2. Låt en rekryterare granska varje resultat och fatta beslut.
3. Skriv ned regler för kandidatuppgifter och information till kandidaterna innan ni breddar användningen.
4. Mät tidsåtgång och kvalitet, till exempel hur väl urvalet motsvarar kravprofilen, innan ni går vidare till nästa uppgift.

Hur berör EU:s AI-förordning och NYC Local Law 144 rekrytering?

Vilka regler som gäller beror på systemet, hur det används och var rekryteringen sker. Kontrollera tillämpningsområde och aktuella övergångsregler i myndigheternas vägledning.

• EU AI Act. Vissa AI-system för rekrytering, urval och bedömning av kandidater omfattas av kategorin hög risk i bilaga III. Bedöm systemets avsedda användning och er roll innan ni avgör vilka krav som gäller. Kontrollera aktuella tillämpningsdatum hos EU-kommissionen.
• NYC Local Law 144. gäller vissa automatiserade beslutsverktyg vid anställning och befordran i New York City. Verktyg som omfattas behöver bland annat en oberoende granskning av snedvridning genomförd det senaste året, offentlig information om granskningen och information till berörda kandidater eller medarbetare.
• Kontrollera reglerna där ni rekryterar. Flera jurisdiktioner har egna regler för AI i rekrytering. Kartlägg vilka som gäller för er användning innan ni inför ett nytt verktyg.

Kartlägg var AI används i rekryteringsprocessen. Be leverantören om dokumentation om systemets användningsområde, tester och begränsningar. Utse ansvariga för bedömningarna och bestäm hur kandidaterna ska informeras. Låt er juridiska eller dataskyddsansvariga bedöma vilka ytterligare krav som gäller.

Vad behöver ni kontrollera innan AI används i rekrytering?

Vad behöver ni kontrollera innan AI används i rekrytering? Kartlägg var AI används, vilka data som behandlas och vem som granskar resultaten. Be leverantören om dokumentation om tester, begränsningar och avsedd användning. Bestäm hur kandidaterna ska informeras. Kontrollera tillämpningsområde och aktuella datum för EU AI Act samt lokala regler där ni rekryterar. NYC Local Law 144 innehåller krav på granskning och information för vissa automatiserade urvalsverktyg. En checklista eller mänsklig slutbedömning är inte i sig en garanti för att alla rättsliga krav är uppfyllda.

Hur kan AI minska tiden för platsannonser? Ett räkneexempel

På workshops möter jag rekryterare som lägger 60 till 90 minuter på en platsannons. De börjar från ett tomt dokument eller återanvänder en äldre annons som sedan måste arbetas om. En återanvändbar prompt kan innehålla er tonalitet, rollens krav och sådant ni vill undvika. Anta att ett första utkast gör att rekryteraren kan lägga 20 minuter på granskning och redigering i stället för 60 minuter totalt. Vid tio annonser i månaden blir besparingen 400 minuter, ungefär en arbetsdag. Det är ett räkneexempel. Följ upp både tidsåtgången och kvaliteten i er egen process.

Ni kan använda samma arbetssätt för intervjuguider, bedömningsunderlag från intervjuanteckningar och kontaktmeddelanden. Börja med verktyg som organisationen redan har godkänt, till exempel Copilot, ChatGPT eller Claude. När arbetssättet fungerar kan ni jämföra särskilda rekryteringsverktyg i listan över AI-verktyg för HR.

Vanliga frågor om AI i rekrytering

Kan AI granska kandidater?

AI kan sammanfatta och strukturera ansökningar mot era kriterier. Låt en människa granska underlaget och fatta beslut om vilka kandidater som går vidare. Granska också resultatet för fel och snedvridningar.

Är det tillåtet att använda AI i rekrytering?

Det beror på användningen, vilka uppgifter som behandlas och vilka regler som gäller. Bedöm bland annat dataskydd, diskrimineringsrisker och eventuella krav för AI-systemet tillsammans med er juridiska eller dataskyddsansvariga.

Gäller EU:s AI-förordning vid rekrytering?

Vissa AI-system för rekrytering, urval och kandidatbedömning omfattas av högriskkategorierna i bilaga III. Bedöm systemets avsedda användning, er roll och tillämpliga undantag. Kontrollera aktuella tillämpningsdatum i EU-kommissionens vägledning.

För fler användningsområden, se AI för HR och guiden om att få AI att fungera i arbetet.

AI i rekrytering: användning och risker

Uppgift	Där AI kan hjälpa	Risk att kontrollera
Platsannonser	Utkast med er tonalitet	Generiska texter
Urval	Sammanfatta och strukturera underlag	Automatiska avslag
Beslut	Ta fram underlag för en människa	Att överlåta slutbedömningen till modellen
Kandidatuppgifter	,	Att lägga känsliga uppgifter i icke godkända verktyg

Undersökningen bakom arbetet: se rapporten State of AI in HR, med egna enkätdata om AI inom HR.